Hợp thức hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp thức hóa lãnh sự

Hợp pháp hóa lãnh sự là thắc mắc của rất nhiều người đang tìm hiểu thủ tục xin visa đi nước ngoài sinh sống, học tập và làm việc. Vậy hợp thức hóa lãnh sự là gì? Tại sao phải hợp thức hóa lãnh sự? Thủ tục hợp thức hóa lãnh sự thế nào và ở đâu?

Hợp thức hóa lãnh sự là gì

Hợp thức hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia hợp thức văn bản giấy tờ được cấp bởi một quốc gia khác. Văn bản giấy tờ sau khi được hợp thức hóa lãnh sự đồng nghĩa với việc được công nhận và sử dụng tại quốc gia đó.

Nói đơn giản, khi bạn muốn giấy tờ của mình do Việt Nam cấp được công nhận và sử dụng tại Hàn Quốc thì cần hợp thức hóa lãnh sự Hàn Quốc. Và ngược lại, người nước ngoài khi sang Việt Nam, muốn hồ sơ giấy tờ của mình được sử dụng tại Việt Nam thì phải hợp thức hóa lãnh sự Việt Nam.

Trước khi hợp thức hóa lãnh sự thì giấy tờ đó cần được chính quốc gia ban hành chứng nhận lãnh sự. Vậy chứng nhận lãnh sự là gì?

Chứng nhận lãnh sự là gì

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia chứng nhận chức danh, chữ ký và con dấu trên văn bản, giấy tờ của quốc gia đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Một ví dụ cụ thể: Nam sinh sống ở Hồ Chí Minh và sắp kết hôn với vợ người Hà Lan. Để làm thủ tục đăng ký kết hôn, chính quyền Hà Lan yêu cầu Nam phải hợp thức hóa lãnh sự giấy xác nhận độc thân của mình. Nam ra UBND phường xin xác nhận độc thân. Rồi ra sở ngoại vụ TP Hồ Chí Minh chứng nhận lãnh sự. Sau đó mang giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự ra lãnh sứ quán Hà Lan hợp thức hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp thức hóa lãnh sự

Thủ tục hợp thức hóa lãnh sự được chia ra 2 trường hợp: hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam và hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

A. Hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam

• Bước 1: công chứng giấy tờ
• Bước 2: chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam
• Bước 3: hợp thức hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước muốn hợp thức hóa

Bước 1. Công chứng giấy tờ

Có thể HTHLS trên bản gốc hoặc bản sao y công chứng. Ở đây mình mặc định là HTHLS trên bản sao y công chứng. Đầu tiên mang bản gốc đi dịch thuật công chứng ở công ty dịch thuật hoặc UBND cấp Quận, Huyện. Nếu không phải dịch thuật thì chỉ cần sao y công chứng. Muốn hợp thức hóa bao nhiêu bản thì công chứng bấy nhiêu bản.

Mang ra UBND cấp Quận huyện dịch thuật sẽ đắt hơn mang ra công ty dịch thuật. Ví dụ ở UBND Quận 3 dịch công chứng 1 tờ tiếng anh khoảng 110k. Mang ra công ty dịch thuật chỉ có 80-100k

Bước 2. Chứng nhận lãnh sự

Đầu tiên là điền tờ khai chứng nhận lãnh sự

• Tờ khai trực tuyến có hướng dẫn rất chi tiết. Bạn chỉ cần truy cập vào Tờ khai online và làm theo hướng dẫn.

• Sau khi điền đầy đủ thông tin. In ra ký tên.

Chuẩn bị hồ sơ như sau

1. Tờ khai đã ký
2. Bản gốc chứng minh thư hoặc hộ chiếu
3. Bản sao y/dịch thuật công chứng giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự
4. Một bản photo giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự

Mang hồ sơ đi nộp

Tùy theo nơi bạn đang ở, nộp hồ sơ ở cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam

• Cục Lãnh sự tại Hà Nội. Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
• Cơ quan ngoại vụ địa phương. Danh sách các cơ quan ngoại vụ địa phương vui lòng xem tại: https://lanhsuvietnam.gov.vn/
• Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài. Cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài bao gồm: Đại sứ quán, Tổng lãnh sự, Lãnh sự… Tải về Danh sách cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài

Thủ tục nộp hồ sơ tương đối đơn giản. Đầu tiên là lấy số, đợi đến số thứ tự, đóng phí và lấy giấy hẹn. Đến ngày hẹn trả hồ sơ thì lên lấy thôi.

Bước 3: hợp thức hóa lãnh sự 

Tùy theo việc bạn muốn hợp thức hóa nước nào. Nếu ở Việt Nam thì nộp hồ sơ ở Đại sứ quán ở Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán ở TP Hồ Chí Minh. Thủ tục được thông báo chi tiết ở website của ĐSQ/TLS. Thông thường hồ sơ bao gồm 1 bộ hồ sơ gốc, 1 bộ hồ sơ photo:

• Chứng minh thư, hộ chiếu
• Bản chứng nhận lãnh sự
• Bản gốc giấy tờ cần hợp thức hóa lãnh sự

B. Hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài

Tương tự như trường hợp A. Giấy tờ này cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Chứng thực lãnh sự tại nước phát hành giấy tờ đó. Tiếp theo là đến cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hợp thức hóa lãnh sự

Tờ khai hợp thức hóa lãnh sự

Hợp thức hóa lãnh sự Việt Nam và chứng nhận lãnh sự Việt Nam sử dụng chung một mẫu. Tờ khai trực tuyến được hướng dẫn khá chi tiết. Bạn chỉ cần truy cập vào đường link Tờ khai online hợp thức hóa lãnh sự. Điền đầy đủ thông tin. In ra ký.

Sau đó thực hiện  như bước 2 ở trường hợp A. Trường hợp bạn ở nước ngoài thì mang ra Đại sứ quán hoặc lãnh sự Việt Nam nộp hồ sơ nhé.